PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ “CỤC MỊCH” – GOOGLE SHEETS
Tôi để ý thấy trong các doanh nhân “vẫn đang tươi cười” thường có 2 dạng: 1. Nắm rõ hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp; 2. Chỉ số luck cực cao – hay còn gọi “được Cô thương”. Nếu bạn tự tin vào sự may mắn của mình trong kinh doanh thì không cần đọc nữa, tiết kiệm vài phút cuộc đời. Bài viết này tôi sẽ hướng dẫn các bạn một cách đơn giản, đơn giản tới mức cục mịch để quản lý một công ty dựa trên công cụ google sheets.
Trước khi bắt đầu, tôi muốn lưu ý với các bạn rằng quản lý doanh nghiệp bằng google sheets (GS) dùng cho vui thôi, đừng quá đà. Bạn chỉ nên sử dụng GS khi doanh nghiệp ở quy mô nhỏ. GS sử dụng rất linh hoạt, nhưng có nhiều bất cập khi quy mô doanh nghiệp lớn lên, thường gặp như phân quyền, bảo mật dữ liệu, xử lý dữ liệu, lằng nhằng rắc rối, blah blah blah… Đó là lý do vì sao các phần mềm quản lý có thị trường tiêu thụ. Hoặc như 1 anh bạn tôi hay nói “cái gì lợi về lực thì thiệt về quãng đường”.
Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp trên GS thực ra về thao tác chân tay không khó. Cốt lõi vấn đề nằm ở việc bạn tư duy về doanh nghiệp của mình, liên kết giữa công việc các phòng ban theo logic, trật tự thế nào, các con số móc nối với nhau ra sao, tỷ lệ nào đối chiếu với cái nào, con số nào gắn với những bộ phận nào.
1. Vẽ, vẽ và vẽ: Bạn sẽ cần vẽ ra giấy cấu trúc này và liên kết các mắt xích với nhau, đây sẽ là bản đồ về các luồng công việc trong toàn bộ công ty – (sơ đồ tổ chức – organization chart và quy trình liên chức năng – cross function flowchart, chủ đề này lượng nội dung khổng lồ, nên chúng ta tạm thời chỉ dừng ở đây). Kết quả ở bước này bạn cần lưu lại cẩn thận, nó ko chỉ phục vụ cho việc xây dựng hệ thống quản lý trong nội dung bài viết này mà còn dùng cho rất nhiều việc quan trọng khác, như thiết lập hệ thống quản lý rủi ro, tối ưu quy trình làm việc, xây dựng hệ thống BSC KPI, vân vân và mây mây…
2. Tập hợp form dữ liệu: Sau khi có các bản đồ về luồng công việc, bạn tiếp tục hình dung về các dữ liệu cần quản lý, cần liên kết giữa phòng này với phòng khác. VD Dữ liệu khách hàng từ phòng Marketing (MKT) chuyển tới phòng Kinh doanh (KD), dữ liệu từ KD chuyển tới Kế toán (KT) hoặc phòng Thi công lắp đặt (TCLD)… Thường doanh nghiệp khi đã vận hành thì đều đã có các form mẫu dữ liệu này rồi, trước hết bạn cứ tập hợp các dữ liệu hiện tại lại 1 nơi. Kết quả ở bước này, bạn có các form dữ liệu của từng phòng ban và các đường kết nối các form này ứng với quy trình làm việc.
3. Suy ngẫm về các dữ liệu, tổng hợp và chia tách: Đến bước này, bạn cần hình dung được ý nghĩa và kết nối giữa các dữ liệu. VD Một khách hàng (KH) sẽ có liên hệ với sales phụ trách, tỉnh thành, số đơn hàng, doanh thu, nhu cầu mua, sản phẩm đã mua, công nợ, thời gian lắp đặt, lý do hoàn hàng, đơn vị giao hàng; Một bài viết quảng cáo sẽ có mối liên kết với chương trình khuyến mại, người thiết kế ảnh, người viết nội dung, thời gian đăng, tỷ lệ chuyển đổi, số lead thu về,… Đến bước này, bạn sẽ có 1 đống thông tin muốn các phòng ban bổ sung.
4. Lựa chọn các dữ liệu quan trọng và bổ sung vào form: Nguyên tắc là càng nhiều dữ liệu, bạn càng phân tích được rõ hơn, các phòng ban cũng sẽ càng tốn nhiều thời gian hơn trong việc thu thập và báo cáo dữ liệu. Do đó cần lựa chọn thật kỹ những gì mình muốn phân tích để yêu cầu các phòng ban cung cấp. Quan điểm của tôi là dữ liệu nếu chỉ nhìn cho vui thì khỏi cần tốn công thu thập, đã tốn công thu thập thì phải sử dụng cho có ích.
Vậy là bạn đã “tạm” xong giai đoạn 1 để sắp xếp lại logic dữ liệu quản lý doanh nghiệp. Tôi đánh giá giai đoạn này mới là cốt lõi, còn lại giai đoạn 2 chỉ là thao tác tay chân, biến cái hệ thống trong đầu bạn, trên tờ giấy thành các file quản lý, các hàm kết nối. Nếu bạn có nhân viên giỏi Google Sheet thì giao cho NV này soạn các câu lệnh.
5. Đưa các hoạt động mỗi phòng ban lên GS, mỗi phòng là 1 file riêng (Tham khảo bài viết của anh Nguyễn Hoàng Nam tại link https://www.facebook.com/groups/TangTruongSo/permalink/674362016422101/, cũng may anh Nam viết bài trước thì tôi mới viết bài này để nối tiếp). Lưu ý những thông tin nào xuất hiện tại file làm việc của mỗi phòng ban đều phải trùng khớp tới từng ký tự, có như vậy bạn mới kết nối được ở các bước kế tiếp. VD: Tên 1 nhân viên kinh doanh xuất hiện trên file thống kê đơn hàng chốt phải đồng nhất với trên file quản lý chứng từ, tương tự như file quản lý công nợ, số hợp đồng trong file quản lý của bộ phận kinh doanh phải đồng nhất với file của bộ phận kế toán; Địa điểm là “Hà Nội” trên tất cả các file phải chính xác như vậy, không được phép sai dù chỉ là 1 dấu cách. Một gợi ý ở đây là dùng data validation, những gì có thể fix cứng thì để dạng dropdown theo list from range. Bạn có thể kết hợp với các API, hoặc một số công cụ để lấy dữ liệu tự động. Các file của từng phòng ban cần được cập nhật liên tục thì kết quả quản lý mới có ý nghĩa.
6. Tạo 1 file tổng để quản lý, dùng hàm importrange kéo dữ liệu từ các file làm việc về. Bạn có thể coi đây là nơi tập trung dữ liệu dùng để quản lý công ty. Lưu ý bảo mật dữ liệu tại file này là điều tôi luôn nhắc các anh chị em. Lượng dữ liệu từ các file nhánh càng nhiều thì quá trình đổ dữ liệu về file tổng càng chậm. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn tới việc quản lý bằng GS không đáp ứng được khi quy mô công ty tăng lên. Dẫu sao việc số liệu cập nhật chậm 30p vẫn còn đỡ hơn 1 tháng bạn mới cầm số liệu 1 lần.
7. Tổng hợp dữ liệu từ file tổng bằng các lệnh như pivot table, query, if, vlookup, hlookup, match và index (cách dùng các hàm này bạn search google ra cả đống) để phân tích dữ liệu dựa trên những gì bạn đã đưa ra ở bước 4. Kết hợp với Google Datastudio hoặc các phần mềm business intelligence nếu có khả năng.
Đến đây, bạn sẽ thấy khi kết hợp dữ liệu từ nhiều phòng ban, bạn có thể quản lý doanh nghiệp dưới nhiều lát cắt. VD: Phân tích tỷ lệ chốt đơn hàng tại mỗi thành phố, hoặc theo nhân viên kinh doanh, Tỷ lệ hàng hoàn tại từng tháng, hoặc với từng nhân viên, công nợ hiện tại, quản lý ngân sách, tỷ lệ duy trì khách hàng tương quan với ngân sách truyền thông… bạn có thể sáng tạo ra rất nhiều chiều phân tích.
Nguyên lý tóm gọn lại là: Tư duy hệ thống => Thu thập dữ liệu => Tổng hợp => Bóc tách => Ra quyết định. Sẽ có người từ đó đưa ra được quyết định, có kẻ nhìn vào bảng số liệu chẳng ngẫm được gì, thế nên phương pháp này đem lại lợi ích gì hay ko hoàn toàn do người đứng đầu DN, kiến trúc sư của hệ thống kinh doanh.
Nhưng bạn hãy luôn nhớ, nắm số trong doanh nghiệp chưa phải là tất cả. Có nhiều vấn đề ta không nhìn thấy được qua con số.
Hy vọng những nội dung trong bài này giúp bạn tiếp tục “vẫn đang tươi cười”, không bị chuyển thành “khóc dở mếu dở” hoặc “căm hận cuộc đời”.
Have a nice day!
Duy Minh
Oct 2019