ỨNG DỤNG GOOGLE’S TOOLSTRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP (P1) (CÓ CRM PHIÊN BẢN ĐƠN GIẢN) Vì sự đ

Vì sự đe dọa búng tay của Ácmin Doraemon, nên hôm nay mình ngoi lên chia sẻ phương pháp quản lý doanh nghiệp bằng ứng dụng những công cụ có sẵn và free của Google.

Tạm thời đến thời điểm này, theo kinh nghiệm thực tế của mình và những gì mình quan sát, hầu hết những gì mà một doanh nghiệp SME cần để quản lý & vận hành doanh nghiệp, có thể dùng những công cụ có sẵn của Google. Và gần đây anh Nguyễn Tùng Giang cũng khẳng định vậy (chẳng biết đọc bài của ổng viết lúc nào, hay là ổng chém trong lúc chat Zalo :v )
LƯU Ý: ÁP DỤNG ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP DOANH SỐ TỪ 20 TỶ/NĂM TRỞ XUỐNG & DATABASE KHÁCH HÀNG DƯỚI 5000 KHÁCH HÀNG. TRÊN CON SỐ NÀY THÌ NÊN CÓ HỆ THỐNG RIÊNG.

Hầu hết nội dung trong này là mình đã dùng thực tế trong doanh nghiệp mình mấy năm nay, tuần trước có bổ sung thêm 1 số ý của anh Nguyễn Văn Thức, giám đốc Giftbrand (anh Thức xây dựng doanh nghiệp từ 200tr lên 20 tỷ/năm trong vòng 2,5 năm, hoàn toàn dựa vào những công cụ này. Hiện nay, mỗi ngày anh chỉ mất khoảng 1 tiếng để quản lý công ty này. Cá nhân mình thì có những thời gian, cả tuần mới lên công ty 1 lần, vì mọi thứ có thể kiểm soát online nhờ áp dụng hệ thống này). Tuần trước anh Thức có tổ chức 1 buổi share kinh nghiệm quản lý của anh, và share các tài liệu public.

LƯU Ý 2: TRƯỚC KHI ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ, PHẢI CHẮC CHẮN LÀ CHIẾN LƯỢC PHẢI THỐNG NHẤT, LUỒNG TƯ DUY VÀ QUY TRÌNH CỦA MÌNH PHẢI HOÀN THIỆN VÀ CHÍNH XÁC. VÀ CÔNG NGHỆ CHỈ GIÚP CHO NHỮNG THỨ ĐÓ TRÔI CHẢY VÀ NHANH HƠN THÔI. NGUYÊN TẮC: Một giải pháp low-tech đơn giản và thân thiện với tất cả mọi người, từ nhân viên đến khách hàng của doanh nghiệp, vẫn sẽ hiệu quả hơn một giải pháp hi-tech cồng kềnh, tốn kém và kém thân thiện.

Và như lão Giang hay trích lý thuyết vòng tròn vàng của Simon Sinek trong quyển Bắt Đầu Với Câu Hỏi Tại Sao, phải xác định theo thứ tự: WHY (tại sao mình làm việc này) – HOW (Mình làm việc đó như thế nào) – WHAT (Mình làm cái gì).

Nói xong rồi, giờ vào cách làm 🙂)
—————————-

Trước hết là phải có 1 tài khoản Gmail đã. Đa số các anh em chắc biết về Google Sheets và Google Form rồi nhỉ. Nếu chưa biết thì có thể tìm hiểu tại đây:
https://sites.google.com/site/vnitqst/home/hng-dn-s-dng-google-form-v-bn-tnh
https://phongvu.vn/hoi-dap/huong-dan-cach-su-dung-google-sheet

Link dưới này là nâng cao hơn, ứng dụng dùng hàm vào để thực hiện nhiều tác vụ: https://business.tutsplus.com/vi/tutorials/awesome-google-sheets-spreadsheet-tips-tricks–cms-31058

Về cơ bản, cách sử dụng Google Sheets tương tự như sử dụng Microsoft Excel vậy. Nên bạn nào rành về Excel thì chuyển qua dùng Google Sheets sẽ dễ lắm.

Còn Google Form là để chúng ta tạo ra 1 form cho khách hàng/nhân viên/hoặc 1 người dùng nào đó điền thông tin (có thể là thông tin khảo sát phản hồi khách hàng, có thể là thông tin ứng viên phỏng vấn, có thể là nhập thông tin đơn hàng, có thể là nhập list việc vào…) Sau đó, chúng ta có thể truy cập vào để xem các kết quả phản hồi được trả vào 1 file Google Sheets.
Hướng dẫn cụ thể thì anh em xem tại đây: https://ngothang.com/huong-dan-tao-google-form-bieu-mau-trong-google-drive/

https://lovetopone.com/cong-cu/huong-dan-su-dung-cong-cu-google-form-tu-a-den-z.html

Sau khi biết công dụng và cách sử dụng của Google Form và Google Sheets, thì đến ứng dụng nó như thế nào trong công việc.
Cái này lại quay về câu hỏi WHY của lão Giang. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn cần làm gì, thì chúng ta sẽ mường tượng trong đầu về luồng công việc, rồi bắt đầu vẽ ra luồng công việc xử lý thế nào, và ứng dụng.

Mình lấy 1 số ví dụ bên Giftbrand public nhé, có link sẵn cho anh em tham khảo để dễ hình dung.
VD QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG:

– Tạo 1 Google Form tuyển dụng. Gửi link cho ứng viên điền thông tin cụ thể vào, sau đó chúng ta vào phần phản hồi để xem thông tin ứng viên (Họ Tên – Email – Số Điện Thoại – Vị Trí Ứng Tuyển – Kinh Nghiệm Làm Việc – Mức Lương Mong Muốn…..)

– Có thể dùng hàm IMPORTRANGE để copy dữ liệu gốc sang 1 sheet bên cạnh, rồi thêm 1 số cột như TÌNH TRẠNG (Không Đạt Yêu Cầu – Đã Gọi Điện Hẹn Phỏng Vấn – Đã Phỏng Vấn – Đậu – Rớt…). Cột này sẽ do 1 bạn phụ trách việc tuyển dụng điền vào.

– Tạo 1 Google Form như link: https://docs.google.com/forms/d/14rQt2rXIn8H3o1EioRB-sNXYWYHOAkA_u6t__tKk2qM/viewform

– Kết quả sẽ được trả về Sheet sau: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1uPHF00q1KK2eAuZt1A4_gJoDI5BoNkK9AD13ngoWaJ4/edit#gid=470385954

– Dùng hàm IMPORTRANGE để copy dữ liệu gốc sang 1 bên (cấu trúc lệnh xem ở ô đầu tiên bên trái Timestamp): https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Cvi39rZyDFpq8Rbh1VfamOsrgBVLG0GuaxbHY-n_JfY/edit#gid=1520643541 Sheet Datagoc là data từ Google form đổ vào. Sheet Nhatky là dùng hàm IMPORTRANGE để copy qua. Những cột có highlight màu vàng là không được sửa đổi. Bổ sung thêm 3 cột: Tình trạng trả, Ngày trả, Note thêm

Tương tự như trên. Và template của kết quả trả về sheets: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1uPHF00q1KK2eAuZt1A4_gJoDI5BoNkK9AD13ngoWaJ4/edit#gid=470385954

(chú ý xem sheet Quytrinh để hiểu quy trình luồng công việc)

Tương tự như trên. Và template của kết quả trả về sheets:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/14GMJLo1PCypVZRfakUwgnbmJEmK_6TrhyV3BmrBHQHo/edit#gid=1515158931

=====================

Tóm lại, cách sử dụng rất đơn giản. Quan trọng là phải hiểu luồng công việc của doanh nghiệp mình để thiết kế và sử dụng công cụ phù hợp.

Bonus danh sách 355 hàm dùng trong Google Sheets cho anh em nào muốn nghiên cứu chuyên sâu: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JvRJwCe_Gu3sH1avppD6j791lL9dozV8q9hM-wl0ZZs/edit?fbclid=IwAR3SVBG1_ynLCZAu3Zuj7AX6LxQz2uVbHY3aAQxBPphXvBfT-aAMkPwQCa0#gid=0

Chúc anh em áp dụng vào quản lý công việc tốt.

Hi vọng nhờ bài post này mà sống lâu trong group thêm được 1 tháng nữa…